Chuck Phillips
Donateur
Chuck Phillips est le co-fondateur de MeetWell, une application qui permet aux équipes d’atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée tout en économisant de l’argent aux entreprises en réduisant le nombre de mauvaises réunions auxquelles elles assistent.
Les mauvaises réunions sont le fast-food du travailleur intellectuel ; c’est si délicieusement rapide et facile d’organiser une réunion par défaut de 60 minutes sur l’horaire de tout le monde, mais les coûts à long terme sont extrêmement malsains.
Les organisateurs de réunions très occupés planifient des réunions au volant parce qu’ils pensent qu’ils n’ont pas le temps de planifier. Ils s’attendent à ce que de bons résultats viennent d’un peu de préparation, ce qui n’arrive pas. Les réunions se tiennent et les progrès sont guindés.
Une façon de faire gagner beaucoup de temps à tout le monde (et de gagner beaucoup d’amis) serait de se débarrasser de toutes les réunions, mais une session bien préparée et bien gérée peut accélérer la communication et rapprocher une équipe de ses objectifs. Malheureusement, la plupart des réunions sont planifiées paresseusement et mal gérées, emprisonnant les participants et arrêtant la productivité.
Alors comment séparer les bonnes réunions des mauvaises ?
Mesurez votre tour de taille en réunion
Personne ne mesure l’impact de leurs réunions. La première étape consiste donc à commencer à conserver les métriques des réunions afin que vous puissiez identifier les mauvaises réunions sur les calendriers de vos équipes.
Chaque fois qu’une réunion récurrente est ajoutée à un calendrier, un chaton meurt.
Mon entreprise a créé un assistant de calendrier qui mesure et arrête automatiquement les mauvaises réunions avant qu’elles ne se produisent, mais si vous ne pouvez pas automatiser la prévention des mauvaises réunions, enquêtez et apprenez des participants après la réunion pour les enregistrer et les mesurer.
Créez des taxonomies et quantifiez les types de réunions qui sont organisées, par exemple : « partage d’informations », « réflexion », « 1:1 », « prise de décision », etc.
Après plusieurs mois (idéalement un an) de collecte de métriques, vous pouvez évaluer la qualité et rechercher des modèles. Vous trouverez probablement quelque chose du genre :
- Très peu d’employés refusent les réunions, même lorsqu’il est évident que la réunion va être un peu folle.