Lily Chang porte de nombreux chapeaux – comme on le fait quand elle est chef de cabinet d’une startup à croissance rapide.
Chang a été embauché il y a quelques mois par Johnny Boufarhat, fondateur et PDG de la plateforme d’événements en ligne, Hopin. La start-up a été lancée en mars de l’année dernière et a atteint une valorisation de 2,1 milliards de dollars seulement huit mois plus tard – après la quatrième plus grande série européenne de séries B en 2020.
Une telle croissance rapide a nécessité un peu plus de mains sur le pont (la startup compte actuellement 215 employés et embauche rapidement dans tous ses départements), ainsi qu’une personne pour accompagner Boufarhat dans tous les domaines de l’entreprise.
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«J’aide en retirant certaines choses de l’assiette de Johnny», a déclaré Chang à Sifted lors d’un récent appel Zoom. Par exemple, l’un des «nombreux chapeaux» que Chang porte actuellement est le vice-président du personnel. Chang supervise les ressources humaines et le recrutement, et gère l’équipe des ressources humaines, jusqu’à ce que quelqu’un d’autre soit embauché pour s’en débarrasser.
Lily Chang
Chang se tient également au courant de l’évolution de tous les départements de Hopin; aider à relier la communication entre les équipes et à garder tout le monde aligné sur un objectif commun. «Le chef de cabinet est le seul rôle autre que le directeur de l’exploitation qui soit vraiment interfonctionnel», dit-elle.
Hopin n’était pas la seule entreprise à chercher un chef de cabinet cette année. En septembre, une rafale de startups comme Revolut et Depop ont commencé à en embaucher une, a déclaré Max Bray, chef de cabinet du Founders ’Fund, à Sifted. Cela a inspiré Bray à écrire un article sur toutes les raisons pour lesquelles de nombreuses startups – en particulier les plus petites – n’en ont pas vraiment besoin.
Après avoir parlé à des entreprises qui embauchent un chef de cabinet et comparé les descriptions de poste, il s’est rendu compte que de nombreuses organisations «ne savaient pas vraiment ce qu’elles voulaient; ils voulaient juste que quelqu’un vienne réparer les choses.
«Il semblait que c’était un plâtre collant pour les difficultés d’organisation», ajoute Bray.
Alors, qu’est-ce qu’un chef de cabinet exactement? Et est-il nécessaire que toutes les startups en aient une?
Pas une taille unique
Le rôle de chef de cabinet ne peut être défini facilement – d’autant plus que les responsabilités d’un chef de cabinet diffèrent largement d’une organisation à l’autre.
Selon les chefs de cabinet à qui Sifted s’est entretenu, un chef de cabinet est généralement considéré comme une personne à la droite du PDG, qui assume une partie de sa charge de travail, les conseille sur la stratégie de l’entreprise et les aide à anticiper les défis à venir.
«Le rôle de chef de cabinet est le plus flou de tous les temps», déclare Julian Collin, qui a récemment rejoint l’application commerciale berlinoise Trade Republic en tant que chef de cabinet. «Cela peut être n’importe quoi, d’un assistant haut de gamme à un centimètre de distance d’être le directeur de l’exploitation – et tout ce qui se trouve entre les deux.»
Avant de devenir chef de cabinet, Collin était associé chez Creandum VC à Berlin. Lorsque Creandum a soutenu Trade Republic lors d’un tour de série A en avril 2019, Collin a aidé à superviser l’accord. Il est devenu proche du PDG de la start-up, Christian Hecker pendant cette période – envoyant des commentaires sur les produits et participant à des réunions – et a ensuite été invité à devenir un observateur du conseil.
Ensuite, après que Trade Republic a levé un round de série B de 62 millions d’euros en avril de cette année, la société s’est développée rapidement, intégrant 20 à 30 employés par mois.
Julian Collin, République commerciale.
Il est devenu clair que le style de gestion du PDG Hecker devait changer: il n’avait plus le temps de s’entretenir régulièrement avec «chacun» de ses employés et de gérer tous les services de l’entreprise. Ce dont Hecker avait besoin, c’était quelqu’un pour prendre en charge l’aspect opérationnel des choses, afin de pouvoir se concentrer sur la vision, la stratégie et la collecte de fonds de l’entreprise.
Collin – 25 ans, très motivé, avec une formation en conseil et en capital-risque, et une passion pour la fintech – était, en apparence, la bonne personne pour le poste.
«Je me vois comme un catalyseur pour le PDG», a déclaré Collin à Sifted. «Je suis l’une des personnes les plus proches de Christian et je m’assure que son temps – et celui de ses employés – est efficacement mis à profit. J’essaie de le faire en fournissant un contexte et en transférant la propriété des projets. »
Comprendre
Déterminer qui doit faire quoi est exactement ce que Bray de Founders Factory passe la plupart de son temps à faire.
« C’est beaucoup de travail: » Cela devrait aller à cette personne, ou ces deux personnes travailleraient bien ensemble sur cette chose « , dit-il.
Il s’agit également de «faire un hélicoptère» dans tout ce qui doit être fait et d’aider à résoudre les problèmes – qui n’ont pas nécessairement besoin de l’attention du PDG. » Je finis par être un flipper qui rebondit sur les bureaux, vérifiant ce que tout le monde fait », ajoute Bray.
Avoir un chef de cabinet pour filtrer les choses importantes pour le PDG d’une entreprise peut être devenu encore plus important à la lumière du coronavirus et de la transition qui en résulte vers le travail à distance.
Avec des équipes réparties dans différents espaces et fuseaux horaires, les PDG sont moins en mesure de voir ce que leurs équipes et C-suite font. Et ils n’ont pas assez d’heures dans la journée pour s’enregistrer pendant 30 minutes avec tout le monde, explique Bray. Si un chef d’état-major peut prendre en charge un tiers des réunions du chef de la direction et fournir les bonnes informations tout au long de la chaîne de commandement, tout semble «plus gérable».
Juste un symbole de statut?
Comme de nombreuses tendances de démarrage, le rôle de chef de cabinet a d’abord gagné en popularité dans la Silicon Valley, lorsque des dirigeants comme Elon Musk, Peter Thiel et Mark Zuckerberg en ont embauché un. Mais maintenant, c’est aussi une pratique assez courante dans les petites startups.
En fait, les chefs d’état-major deviennent si omniprésents que des organisations comme On Deck, basée à San-Francisco, proposent des programmes de formation pour les chefs d’état-major qui souhaitent améliorer leurs compétences.
«Au fur et à mesure que les grandes startups se sont transformées en grandes technologies, elles ont commencé à se pencher sur la structure des grandes organisations et ont réalisé la valeur d’avoir un réparateur habilité pour faire avancer les choses», déclare Bray.
Cependant, beaucoup de startups – en particulier celles à un stade précoce, avec peu d’employés – peuvent trouver que le rôle de chef de cabinet est redondant dans leur organisation.
Adam Kovacevich, responsable des affaires publiques chez Lime en Amérique du Nord et en Asie-Pacifique, a écrit dans un article de Medium que les entreprises qui embauchent un chef de cabinet le font souvent pour dissimuler des problèmes de mauvaise structure organisationnelle ou de mauvaise gestion.
«J’ai vu des situations où les dirigeants embauchent un chef d’état-major pour couvrir leurs propres lacunes – ce qui met généralement un pansement sur la situation plutôt que de construire une meilleure structure, ou de tenir les dirigeants responsables de la sous-performance», dit-il.
Il y a aussi un grand symbole de statut qui accompagne l’embauche d’un chef de cabinet.
« C’est une embauche sexy, et ça a l’air cool de dire » Mon chef de cabinet s’en chargera. » Mais cela ne signifie pas que vous préparez cette personne au succès », déclare Bray.
Pour les fondateurs qui envisagent d’embaucher un chef de cabinet, Bray conseille de réfléchir aux besoins réels de votre organisation.
Essayez de vous demander: « Embauchez-vous un chef de cabinet, alors que vous avez vraiment besoin d’un directeur de la stratégie, d’un assistant de direction ou d’une personne pour diriger les opérations? » dit Bray.
Une voie rapide vers C-Suite?
L’un des avantages du rôle de chef de cabinet est qu’il peut être un tremplin vers d’autres postes de direction ou d’autres domaines d’activité.
Les rôles de chef de cabinet sont généralement pour une période limitée de 18 à 24 mois. À ce stade, vous connaissez probablement l’entreprise au fond de votre main, et vous pouvez alors «passer à d’autres fonctions», dit Chang.
Être chef de cabinet est sans aucun doute une bonne occasion pour les femmes en particulier d’avoir un impact à un niveau élevé.
De nombreux chefs de personnel des grandes entreprises du classement Fortune 500 aux États-Unis sont des femmes – et, le rôle pourrait être le seul moyen d’équilibrer «la disparité entre les sexes dans les conseils d’administration», déclare Caroline Pugh, la première directrice technique des États-Unis sous la présidence Premier mandat d’Obama, dans un article de Forbes en 2018.
Caroline Pugh
En effet, l’apprentissage et la visibilité que vous gagnez en tant que chef de cabinet peuvent certainement être un «catalyseur» pour que les femmes accèdent à des postes plus élevés, déclare Lena Stork, chef de cabinet de la fintech berlinoise Elinvar, qui a été promue en interne au poste de Responsable Marketing et Comms.
«Si vous êtes impliqué dans la stratégie, les opérations et la prise de décision, je pense que vous apprenez rapidement beaucoup et que vous avez une excellente position pour prouver que vous et vos compétences en résolution de problèmes.»
Cependant, les chefs d’état-major qui cherchent à entrer dans la suite C doivent également trouver le bon moment pour «abandonner leur rôle interfonctionnel et se spécialiser», ajoute Stork.
«Les chefs de cabinet n’ont généralement pas beaucoup d’appropriation sur des projets spécifiques; vous les démarrez et les faites tourner », déclare Chang. Cependant, Chang pense que les chefs d’état-major commenceront à façonner leurs rôles différemment à l’avenir; utiliser une partie de leur temps pour se concentrer sur un domaine spécifique au sein d’une entreprise.
Par exemple, Chang a beaucoup apprécié son chapeau en tant que vice-présidente du personnel, car elle pense que l’équipe entièrement distante de Hopin est quelque chose d’assez unique et passionnant.
«Une partie de mon rôle en ce moment est de maintenir une partie de la magie de la culture d’équipe de Hopin à travers les lieux et les fuseaux horaires – et j’aimerais continuer à guider cela», dit-elle.
Miriam est la correspondante de Sifted en Allemagne. Elle tweete de @mparts_