N’ayez pas peur de vous montrer pointilleux sur la réussite de grands processus.
Opinions exprimées par Entrepreneur les contributeurs sont les leurs.
Réunissez une équipe de brillants designers, programmeurs, ingénieurs, spécialistes du marketing et vendeurs, et qu’obtenez-vous? Sauf si vous ajoutez la gestion de projet à l’image, vous vous retrouvez stressé avec des délais manqués, une communication frustrante et des montagnes d’efforts en double.
Lorsque des projets mal gérés se transforment en produits réels, les résultats peuvent être désastreux. La récente catastrophe du caucus à la primaire démocrate de l’Iowa, par exemple, remonte à une application défectueuse. Une simple technologie qui aurait dû accélérer la génération de rapports précis a fini par créer 10 problèmes là où un seul existait auparavant.
Une meilleure gestion de projet n’a peut-être pas sauvé l’application de Shadow, mais l’histoire reste la même pour chaque lancement d’un mauvais produit. Quelque chose ne va pas dans les coulisses, personne ne sait exactement ce qui se passe et les résultats finaux parlent d’eux-mêmes.
Pour faciliter une meilleure gestion de projet dans votre entreprise, vous avez besoin des bons processus, politiques et outils pour aider les équipes à gérer les tâches et à communiquer entre elles. Sans tactiques de collaboration intelligentes, tous vos plans brillants auront du mal à réaliser leur potentiel.
Mais il existe plusieurs façons d’améliorer la gestion de votre projet et d’éviter les catastrophes.
1. Cartographiez les workflows en détail
Vous ne pouvez pas gérer un projet si vous ne connaissez pas la portée, les membres responsables de l’équipe ou le résultat souhaité. Cartographiez les workflows pour fournir des plans directeurs sur la façon dont vos projets devraient se développer au fil du temps. Gravity Flow, société d’automatisation des flux de travail, recommande de commencer par des processus présentant des goulots d’étranglement évidents ou des processus sous-performants au sein de votre organisation.
Les cartes ne peuvent pas guider les personnes qui ne les lisent pas. Suivez donc les meilleures pratiques de documentation après avoir établi vos flux de travail. Créez des feuilles simples visuelles pour guider les utilisateurs dans les processus. Si possible, créez des workflows dans votre logiciel de gestion de projet en tant que modèles afin que les gens puissent gérer leur travail rapidement et facilement tout en informant les autres de l’état de leurs tâches.
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2. Identifier et suivre les jalons du projet
Clarizen, un fournisseur de solutions de gestion du travail pour les entreprises, conseille aux entreprises de suivre l’achèvement des principales tâches dans le flux de travail, les moments des décisions clés, la livraison initiale et l’achèvement des tests. Établissez à l’avance les étapes importantes de vos projets afin de savoir quand vous êtes sur la bonne voie et quand quelque chose ne va pas.
En plus des facteurs que Clarizen recommande, gardez un œil sur votre budget et la collecte de données. Vous devez savoir combien d’argent vous prévoyez de dépenser pour différentes parties du projet et combien de données vous vous attendez à collecter par certains points. Plus vous en savez à l’avance, plus vous pouvez facilement identifier les problèmes et corriger le cours avant que les petits problèmes ne se transforment en défis majeurs.
3. Obtenez de meilleurs outils qui fonctionnent pour vos processus
Chaque entreprise a besoin d’un bon outil de gestion de projet. Même si votre équipe travaille bien ensemble, le jour viendra où deux personnes se disputeront sur qui aurait dû faire quoi et quand. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, les gens vont rejoindre et partir, et les choses qui étaient comprises se perdront dans le passé. Mieux vaut établir un processus de gestion de projet maintenant que semer les graines d’un désordre inévitable.
Si vous ne disposez pas d’un outil de gestion de projet ou si vous en avez besoin d’un nouveau, examinez quelque chose comme Teamwork, une plate-forme de gestion du travail et de collaboration. Trouvez un outil qui vous permet de suivre les projets en cours et de garder les lignes de communication ouvertes pour toutes les personnes impliquées. La collaboration est beaucoup plus facile lorsque vous pouvez comprendre rapidement et facilement le contexte de chaque projet grâce à une communication transparente.
4. Testez, évaluez et ajustez au fur et à mesure
Les meilleures pratiques de gestion de projet et les meilleurs projets partagent une caractéristique commune: la flexibilité. Évaluez continuellement l’efficacité de vos outils et pratiques de gestion de projet et apportez les ajustements nécessaires.
Écoutez les membres de votre équipe pendant qu’ils travaillent en première ligne et appuyez-vous dessus pour que vos processus soient aussi rationalisés que possible. Quelque chose qui vous semble raisonnable peut ne pas fonctionner aussi bien pour eux. N’oubliez pas que ce sont eux qui font le travail tous les jours. Si vous n’êtes pas sûr de la meilleure option entre deux choix, essayez un test A / B avec deux groupes différents pour voir lequel reste.
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Alors que vous travaillez avec votre équipe pour améliorer la collaboration et la communication, n’ayez pas peur de vous montrer pointilleux sur la mise en place de bons processus. Vous pouvez ajouter et soustraire des bits et des morceaux plus tard, mais le cœur de votre stratégie de gestion de projet devrait rester cohérent pour les années à venir.